Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.05.2026/Pykälä 186

Kunnanhallitus 25.05.2026 § 186  

87/02.08.00/2026  

Päätösesitys Kunnanhallitus päättää, että
1) Pelkosenniemen kunta sitoutuu ehdollisesti Monetra Oulu Oy:n toteuttamaan yhteishankintaan. Ehdollinen sitoutuminen tarkoittaa sitä, että mikäli hankintalain vähimmäisomistusvaatimus toteutuu eikä Pelkosenniemen kunta voi jatkossa hankkia palveluita Monetralta sidosyksikköhankintana, Pelkosenniemen kunta osallistuu Monetran toteuttamaan yhteishankintaan. Mikäli vähimmäisomistusvaatimusta ei tule hankintalakiin, ehdollinen sitoutuminen raukeaa
2) valtuuttaa kunnanjohtajan antamaan ehdollinen sitoutuminen Monetralle määräaikaan 31.5.2026 mennessä.

Päätös Päätösesitys hyväksyttiin

Käsittely

Perustelut

Pelkosenniemen kunta hankkii talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut nykyisin Monetra Oulu Oy:ltä sidosyksikköhankintana. Hankintalakia on esitetty muutettavaksi (Hallituksen esitys 2/26) niin, että hankintayksiköllä tulee jatkossa olla sidosyksiköstä vähintään kymmenen (10) prosentin omistusosuus (vähimmäisomistusvaatimus).

Pelkosenniemen kunta omistaa em. Monetra-yhtiöstä alle kymmenen (10) prosenttia, jonka vuoksi kunnalla ei ole jatkossa mahdollista hankkia palveluita Monetralta sidosyksikköhankintana, mikäli hankintalakiin kirjataan em. vähimmäisomistusvaatimus.

Monetran tällä hetkellä tuottamat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ovat kriittisiä organisaation toiminnalle ja tästä syystä kunnan tulee turvata ko. palveluiden häiriöttömyys ja jatkuvuus sekä varautua hankintalain mahdollisiin muutoksiin hyvissä ajoin. Kunta on käynyt markkinavuoropuhelua useiden toimittajien kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta on selvinnyt, että yhdelläkään toimittajalla ei ole kokemusta kunnille tuotetusta palvelusta, joka olisi sisältänyt kaikki tällä hetkellä Monetralla olevat palvelut. Markkinavuoropuhelun perusteella keskeisiksi arviointitekijöiksi ovat nousseet palveluiden jatkuvuus, toimittajan kuntasektoriosaaminen, käyttöönottoon liittyvien riskien hallinta sekä hankinnan kokonaistaloudellisuus pelkän palveluhinnan sijaan.

Talous- ja henkilöstöhallinto omana työnä

Talous- ja henkilöstöhallinnon tuottaminen omana työnä olisi kallista ja todennäköisimmin tehotonta verrattuna ulkoiseen palveluntarjoajaan kunnan henkilöstömäärän ollessa reilu 60. Tämä edellyttäisi henkilöstön lisärekrytointeja sekä todennäköisesti useiden eri ohjelmistojen hankintaa.

Lisäksi kunnan olisi varauduttava sijais- ja varahenkilöjärjestelyihin sekä erityisosaamisen ylläpitämiseen esimerkiksi kirjanpidon, palkanlaskennan, viranomaisraportoinnin ja muuttuvan lainsäädännön osalta. Omana työnä tuotettu palvelu edellyttäisi myös jatkuvia investointeja tietojärjestelmiin, integraatioihin, tietoturvaan sekä ohjelmistojen ylläpitoon ja kehittämiseen. Pienen organisaation näkökulmasta henkilöstö- ja osaajariippuvuus muodostaisi merkittävän jatkuvuus- ja toimintavarmuusriskin.

Palkka- ja kirjanpitopalveluiden kilpailutus itse

Palveluiden kilpailuttaminen itse olisi kallista ja hankalaa, erityisesti kirjanpitopalveluiden osalta, joissa hankintaraja ylittyisi. Kunnan tulisi päättää, voidaanko palvelut kilpailuttaa kokonaisuutena vai erikseen.

Kilpailutus edellyttäisi merkittävää valmistelutyötä, kuten nykyisten palveluprosessien, järjestelmien, rajapintojen, vastuunjakojen ja palvelutasovaatimusten yksityiskohtaista määrittelyä. Lisäksi kunnan tulisi arvioida hankinnan juridinen rakenne, sopimusehdot, tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset sekä mahdolliset siirtymävaiheen järjestelyt.

Pienen kunnan näkökulmasta kilpailutukseen liittyy myös riski siitä, että tarjouksia saadaan vähän tai ne ovat hinnaltaan korkeita. Markkinoilla on rajallisesti toimijoita, joilla on kokemusta kuntasektorin laajoista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista. Lisäksi erillisten kilpailutusten toteuttaminen voisi lisätä rajapinta- ja vastuunjakokysymyksiä eri toimittajien välillä, mikä kasvattaisi operatiivista riskiä ja hallinnollista työmäärää.

Kilpailutus hankintakonsulttia käyttäen

Tämä vaihtoehto nostaisi kilpailutuksen hintaa, mutta parantaisi kilpailutuksen onnistumisen todennäköisyyttä.

Hankintakonsultin käyttäminen voisi tuoda kilpailutukseen erityisosaamista hankintalainsäädännöstä, tarjouspyyntöjen valmistelusta ja markkinakartoituksesta sekä vähentää kilpailutukseen liittyviä juridisia riskejä. Vaihtoehto kuitenkin kasvattaisi hankinnan kustannuksia, eikä poistaisi pienen hankintavolyymin tai kuntasektorin erityisosaamiseen liittyviä markkinahaasteita. Vastuu hankinnan sisällöllisestä määrittelystä, käyttöönotosta ja sopimushallinnasta säilyisi edelleen kunnalla.

Monetran yhteishankinta

Monetra-konserni on aloittanut valmistautumisen mahdolliseen hankintalain muutokseen ja suunnittelut toteuttavansa yhteishankinnan Monetran pienosakkaille, mikäli hankintalakia uudistetaan niin, että Monetra ei voi enää tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita kaikille nykyisille osakkaille. Hankinta on tarkoitus toteuttaa yhteishankintana, jossa Monetra Oulu Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa Monetra-konsernin pienosakkaille uuden palveluntuottajan. Yhteishankinnan käynnistämiseksi Monetra pyytää Pelkosenniemen kunnalta tietoa siitä, onko kunta valmis sitoutumaan ehdollisesti Monetra Oulu Oy:n toteuttamaan yhteishankintaan. Yhteishankinnan käynnistämisestä tullaan päättämään Monetra-konsernin päätöksentekoprosessin mukaisesti mahdollisimman pian sen jälkeen, kun pienosakkaat ovat antaneet vastauksensa ehdollisesta sitoutumisestaan ja hankintalain muutokset ovat tiedossa.

Monetra on valmistellut Pelkosenniemen kunnan päätöksenteon tueksi asiakirjan ”Pienosakkaiden talous- ja henkilöstöpalvelut, mahdollisen yhteishankinnan valmistelu”, jossa on kuvattuna hankinnan taustaa, tavoitteita, sisältöä sekä etenemissuunnitelmia. Asiakirja on päätösehdotuksen liitteenä.

Yhteishankinnassa useamman kunta-asiakkaan volyymi muodostaa markkinoilla yksittäistä pientä kuntaa houkuttelevamman kokonaisuuden, mikä parantaa kilpailun toimivuutta ja mahdollisuuksia saada tarjouksia toimijoilta, joilla on riittävä kokemus kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista. Samalla hankinnan valmistelua, markkinavuoropuhelua ja sopimusvalmistelua voidaan toteuttaa keskitetysti, mikä vähentää yksittäisen kunnan hallinnollista työmäärää sekä hankintaan liittyviä juridisia ja toiminnallisia riskejä.

Yhteishankinta tukee myös palveluiden jatkuvuuden ja toimintavarmuuden turvaamista. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sisältävät kunnan toiminnan kannalta kriittisiä tehtäviä, kuten palkanmaksun, kirjanpidon ja viranomaisraportoinnin, minkä vuoksi käyttöönoton ja palvelusiirtymän hallittu toteuttaminen on erityisen tärkeää. Monetran pitkä kokemus kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista sekä kuntatoimijoiden prosessien tuntemus tukevat hankinnan onnistumista ja siirtymävaiheen riskien hallintaa.

Vaikka yhteishankinta ei välttämättä tuota alhaisinta mahdollista yksikköhintaa palvelulle, voidaan sitä pitää kokonaistaloudellisesti perusteltuna vaihtoehtona, kun huomioidaan hankinnan valmisteluun liittyvät kustannukset, juridiset ja toiminnalliset riskit, käyttöönoton onnistuminen, palveluiden jatkuvuus sekä toimittajan kuntasektoriosaaminen. Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluissa kyse ei ole ainoastaan palvelun hinnasta, vaan kunnan lakisääteisen toiminnan jatkuvuuden turvaamisesta. Pienen organisaation näkökulmasta yhteishankinnan arvioidaan sisältävän muita vaihtoehtoja vähemmän toiminnallisia ja jatkuvuuteen liittyviä riskejä, minkä vuoksi sitä voidaan kokonaisarvioinnin perusteella pitää kunnan näkökulmasta tarkoituksenmukaisimpana vaihtoehtona palveluiden jatkuvuuden, riskienhallinnan ja kokonaistaloudellisuuden näkökulmasta.

Valmistelija vt. kunnanjohtaja

Esittelijä vt. kunnanjohtaja Mikko Merikanto

Tiedoksi

Muutoksenhaku Päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta, koska päätös koskee kuntalain 136 §:n mukaista valmistelua ja täytäntöönpanoa.