Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.05.2022/Pykälä 170

Kunnanhallitus 19.05.2022 § 170  

2/07.01.03/2022  

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on sähköisten asiakirjojen luomista ja käsittelyä varten luotu suunnitelma. TOS on edellytys sähköiseen asianhallintaan. Asianhallinnata järjestelmä mahdollistaa asioiden käsittelyn sähköisesti asian kirjaamisesta arkistointiin. Tiedonohjaussuunnitelman tavoitteena on sähköisen asianhallinnan kehittäminen.

Pelkosenniemen kunnassa on otettu käyttöön 9.5.2022 uusi sähköinen asianhallinta järjestelmä Dynasty 10. Pelkosenniemen kunta on päättänyt (kh, § 131, 4.6.2020) hankkia LapIT:in sähköinen Säilö-ratkaisun, mikä on edellyttänyt tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoa. Sähköinen Säilö on sähköinen arkistointijärjestelmä, joka on käytössä Pelkosenniemen kunnassa. TOS on välttämätön Dynasty10- ja Säilö-järjestelmien toiminnan kannalta. Tiedonohjaussuunnitelma on organisaatiokohtainen. Pelkosenniemen kunnan TOS perustuu kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen. TO:n sisältö on luotu kunnan henkilökunnan ja Innofactor Oy:n yhteistyönä.

Tiedonohjaussuunnitelma on luotu tiedonohjausjärjestelmässä (TOJ). Pelkosenniemen TOS sisältää 12 tehtäväluokkaa, jotka jakautuvat useisiin asiatasoihin ja tehtäväluokkiin. Asiat jakautuvat käsittelyvaiheisiin, jotka sisältävät asiakirja kuvaukset. Jokaisella asiakirjalla on metatietokortti. Metatietokortille ja alimmalle tehtäväluokalle on annettu Sähke2 -määräyksen pakolliset tiedot: julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, omistaja, säilytysaika ja säilytysajan peruste. TOS:in sisältöä, rakennetta ja perusteita ohjaavat erilaiset määräykset, ohjeistukset ja lait, kuten laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, Sähke2-määräys, kuntien yhteinen tehtäväluokitu (Arkistolaitos) sekä Kunnalisten asiakirjojen säilytysajat -ohjeistus.

Tiedonohjaussuunnitelmaan voi käytön yhteydessä tulla teknisiä korjauksia sekä asiakirjalisäyksiä.

Pelkosenniemen voimassa olevan hallintosäännön 60 § mukaan kunnanhallituksen asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluu muun muassa päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta). § 62 mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija on hallinto- ja sivistysjohtaja, joka muun muassa hyväksyy tiedonohjaussuunnitelman.

Esityslistan liitteenä on tehtäväluokitusraportti.
 

Valmistelija Lauri Lehtinen vs. hallintosihteeri 040 725 2991

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1) merkitä tiedoksi tiedonohjaussuunnitelman
2) vahvistaa tiedonohjaussuunnitelman käyttöönoton

Käsittely

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti hyväksyä kunnanjohtajan esityksen.

Tiedoksi

Muutoksenhaku Päätökseen, joka koskee vain asian valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 136 §:n mukaan hakea muutosta.