Kunnanhallitus
Pöytäkirja 14.06.2022/Pykälä 212

Kunnanhallitus 14.06.2022 § 212  

37/00.01.01/2022  

Kunnanhallituksessa on keskusteltu kunnan talouspalveluiden henkilöstötilanteesta useaan otteeseen palveluiden haavoittuvuudesta johtuen. Kokouksessa 3.6.2022 kerrottiin toteutuneista haasteista saada osaavaa henkilökuntaa sekä toimenpiteistä, joilla rekrytointia on tehty ja voitaisiin vaihtoehtoisesti tehdä. Kunnanhallitus linjasi, että talouspalveluiden tuottamistavat tulee selvittää siten, että myös palvelukeskusmallia vaihtoehtona tulee harkita.

Talous- ja palkkahallinto kiinnittyvät rahaliikenteen ja kirjanpidon osalta toisiinsa. Kunnan palkanlaskenta on ollut ulkoistettuna jo vuosien ajan kuntaomisteiselle Monetra Oulu Oy:lle. Yhteistyö Monetran kanssa on perustunut jatkuvan parantamisen periaatteelle, jossa palkanlaskennan digitalisointia ja automatiikkaa pyritään lisäämän, ja systemaattinen laadunhallinta ohjaa prosessien kehittämistä.Vuoden 2022 alusta lukien on palkanlaskennan prosesseja tehostettu ottamalla käyttöön henkilöstöhallinnon sähköinen itsepalvelujärjestelmä ESS, jossa työsopimukset syötetään ja poissaoloja hallinnoidaan. Järjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt koko henkilöstön kouluttamista roolipohjaisen työnjaon edellyttämällä tavalla.

Seuraavassa on tarkasteltu kunnan talous- ja palkkahallintoa ja sen tuotannon järjestämistä kolmena vaihtoehtona:

1) talouspalvelut hoidetaan kunnan omana toimintana kuten nykyisin, palkkahallinto säilyy Monetralla

2) talouspalvelut ulkoistetaan Monetralle, palkkahallinto säilyy Monetralla

3) talous- ja palkkapalvelut ulkoistetaan Kuntalaskennalle

 Monetralta ja Kuntalaskennalta on pyydetty tarjoukset. Monetra on kuntaomisteinen ja Kuntalaskenta on perheyritys. Monetran tarjous on hinta-arvio ja on voimassa 15.6.2022 saakka; Kuntalaskennan tarjous on budjetäärinen. Pelkosenniemen kunta on Monetra Oulu Oy:n pienosakas ja käyttää yhtiöön määräysvaltaa, joten sovellettavaksi tulee hankintalain 15 §. Sen mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö (kunta) tekee sidosyksiköltään (Monetra).

 Tarjoukset sisältävät hinta-arviot erikseen käyttöönottoprojektista ja palvelutuotannosta, ja laskutus tapahtuu toteutuneen mukaan. Talouspalveluiden osuus sisältää seuraavien tehtävien hoitamisen: kirjanpito, laskutus-ja myyntireskontrapalvelut, maksuliikenne, ostolaskujen käsittely, tilinpäätös ja konsernitilinpäätös, raportointi, tilastot ja viranomaisilmoitukset.  Palkkapalveluiden osalta kysymys on palkkahallinnosta, matkalaskuista, tilastoista ja viranomaisilmoituksista.

 Tehtävät hoidetaan palvelutuottajan palvelimilla ja tietojärjestelmillä, jolloin niiden ylläpito ja kehittäminen sisältyvät palvelutuotannon hintaan. Tarjous sisältää erittelyn käyttöönotettavista tietojärjestelmistä sekä niihin liitettävistä kunnan järjestelmistä, kuten työvuorosuunnittelu- ja laskutusjärjestelmistä. Kuntalaskennan talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät poikkeavat kunnan nykyisistä järjestelmistä kaikilta osin, myös henkilöstöhallinnon itsepalvelujärjestelmän osalta. Asialla on merkitystä henkilöstön mahdollisen uudelleen koulutuksen lisäksi siitä näkökulmasta, mistä kautta taloussihteeri/kirjanpitäjä rekrytointi ratkaistaan. Osaavaa henkilöä tarvitaan ainakin kuluvan tilikauden aikaiseen työhön, että tililnpäätöksen laatimiseen seuraavana keväänä, mikäli ulkoistukseen päädytään.

 Tarvittavat järjestelmät ja niihin rakennettavat liittymät tarkentuvat palvelusopimuksen neuvottelun yhteydessä. Käyttöönoton yhteydessä laaditaan vastuumatriisi, jossa tarkennetaan kunnan ja palveluntuottajan roolit ja vastuut, mutta lähtökohta on, että työvuorosuunnittelu ja laskutus toteutetaan jatkossakin kunnan työnä, samoin toiminnan ja talouden suunnittelu sekä talousjohtaminen.

 Talous- ja palkkapalveluiden tuotannon järjestämisessä on kysymys strategisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti merkittävästä muutoksesta, jolla tavoitellaan pitkän aikavälin positiivisia vaikutuksia erityisesti kunnan lakisääteisen taloushallinnon tehtävien hoitamiseksi kustannustehokkaasti henkilöstökuormitusta vähentäen ja tuotannon keskeytymisriski minimoiden. Päätöksenteon tueksi on laadittu vaikutusten ennakkoarviointi (EVA) kuntalaisten, henkilöstön, talouden, ympäristön ja riskienhallinnan näkökulmasta. Merkittävin vaikutus liittyy riskienhallintaan: ulkoinen palvelutuottaja pienentää kunnan talous- ja palkkahallinnon haavoittuvuutta olennaisesti.

 Esityslistan liitteenä on EVA-arviointi sekä oheismateriaalina tarjoukset, jotka ovat salassa pidettäviä (julkisuuslaki, 24 §, 20. mom.). Monetran tarjous on voimassa 15.6.2022 saakka.

Valmistelija Kunnanjohtaja Päivi Vauhkonen, puhelin 040 157 7045

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1) hyväksyä Monetra Oulu Oy:n tarjouksen ja valitsee kunnan talouspalveluiden tuottajaksi Monetran 1.1.2023 alkaen
2) valtuuttaa kunnanjohtajan neuvottelemaan lopullisen palvelusopimuksen laajuudesta, sisällöstä ja hinnoittelusta
3) varata tarvittavat määrärahat kunnan talousarvioon 2023 ja taloussuunnitelmaan 2024-2025

 

Käsittely 

Päätös Kunnanhallitus päätti yksimielisesti hyväksyä kunnanjohtajan esityksen.

Kunnanhallitus piti kokoustauon tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 20:02-20:08.

Tiedoksi Monetra Oulu Oy
Hallintopalvelut

Muutoksenhaku Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan hankintalain mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua